～Tìm hiểu cách kiểm kê hàng tồn kho thực tế giúp các doanh nghiệp bán lẻ tại Việt Nam duy trì mức tồn kho phù hợp, xác định thất thoát hàng tồn kho và hàng tồn kho thừa so với sổ sách, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý cửa hàng hằng ngày.～
Mục đích của kiểm kê hàng tồn kho ②: Nâng cao độ chính xác trong quản lý hàng tồn kho
Một mục đích quan trọng khác của kiểm kê hàng tồn kho là cải thiện công tác quản lý sản phẩm và quản lý hàng tồn kho. Đặc biệt, việc nắm rõ số lượng hàng thực tế đang có liên quan trực tiếp đến hiệu quả vận hành cửa hàng hằng ngày.
Nếu lượng hàng tồn kho quá thấp, tình trạng hết hàng có thể xảy ra, dẫn đến mất cơ hội bán hàng và làm giảm mức độ hài lòng của khách hàng. Ngược lại, tồn kho quá nhiều có thể khiến hàng hóa luân chuyển chậm, phát sinh giảm giá bán, chi phí xử lý hàng tồn, cũng như tăng gánh nặng lưu trữ, từ đó ảnh hưởng đến lợi nhuận.
Việc duy trì mức tồn kho phù hợp không phải lúc nào cũng đơn giản. Doanh nghiệp bán lẻ cần xem xét nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm xu hướng bán hàng, tần suất đặt hàng, thời gian giao hàng của nhà cung cấp, diện tích trưng bày hiện có, hoạt động khuyến mãi và các mô hình nhu cầu theo mùa.
Đối với các doanh nghiệp bán lẻ tại Việt Nam, việc lập kế hoạch hàng tồn kho có thể đặc biệt thách thức do những biến động phát sinh từ nhu cầu trong dịp Tết, các ngày lễ, hoạt động du lịch, mùa tựu trường, chiến dịch theo mùa, chương trình khuyến mãi cuối năm và các sự kiện mua sắm lớn. Khi các mô hình bán lẻ hiện đại như cửa hàng tiện lợi, siêu thị, cửa hàng chuyên doanh và trung tâm thương mại tiếp tục mở rộng, việc duy trì độ chính xác cao của hàng tồn kho ngày càng trở nên quan trọng.
Trong những năm gần đây, nhiều doanh nghiệp bán lẻ đã triển khai hệ thống đặt hàng tự động. Các hệ thống này đưa ra đề xuất bổ sung hàng dựa trên dữ liệu hàng tồn kho và dự báo bán hàng. Tuy nhiên, khi tồn kho trên hệ thống không khớp với lượng hàng thực tế tại hiện trường, ngay cả những hệ thống tiên tiến cũng có thể đưa ra khuyến nghị đặt hàng không chính xác.
Để tận dụng đầy đủ lợi ích của tự động hóa và quản lý hàng tồn kho số hóa, trước hết doanh nghiệp bán lẻ cần bảo đảm dữ liệu hàng tồn kho của mình đáng tin cậy. Đây là lý do kiểm kê hàng tồn kho thực tế vẫn là một hoạt động quản lý thiết yếu, ngay cả đối với những doanh nghiệp đã áp dụng các công nghệ quản lý hàng tồn kho tiên tiến.
Kiểm kê hàng tồn kho giúp xác định và quản lý thất thoát hàng tồn kho
Kiểm kê hàng tồn kho cũng là một công cụ quan trọng để xác định thất thoát hàng tồn kho, hay còn gọi là shrinkage, phát sinh từ các yếu tố khác ngoài hoạt động bán hàng hoặc các khoản xuất giảm đã được ghi nhận. Bằng cách so sánh hàng tồn kho theo sổ sách với số lượng hàng thực tế được đếm trong quá trình kiểm kê, doanh nghiệp bán lẻ có thể phát hiện những chênh lệch mà nếu không kiểm kê thì có thể không được nhận biết.
Thất thoát hàng tồn kho có thể xảy ra vì nhiều lý do, bao gồm sai sót khi nhận hàng, lỗi nhập dữ liệu, sai sót trong xử lý bán hàng, hành vi không phù hợp của nhân viên, hàng hóa hư hỏng hoặc mất cắp từ bên ngoài như trộm cắp tại cửa hàng. Trong nhiều trường hợp, các vấn đề này không được phát hiện ngay khi xảy ra và chỉ trở nên rõ ràng trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho thực tế.
Cũng có những trường hợp lượng hàng thực tế cao hơn số lượng được ghi nhận trong hệ thống. Tình trạng này được gọi là hàng tồn kho thừa so với sổ sách, tức số lượng kiểm kê thực tế cao hơn lượng hàng tồn kho được ghi nhận trong hệ thống của doanh nghiệp. Dù thoạt nhìn có vẻ là tín hiệu tích cực, tình trạng này có thể cho thấy sai sót trong vận hành, dữ liệu hàng tồn kho không chính xác, chênh lệch trong khâu nhận hàng hoặc điểm yếu trong quy trình kiểm soát hàng tồn kho.
Kiểm kê hàng tồn kho chính xác giúp doanh nghiệp bán lẻ xác định cả thất thoát hàng tồn kho và hàng tồn kho thừa so với sổ sách. Khi nắm được nguyên nhân của những chênh lệch này, doanh nghiệp có thể cải thiện quy trình vận hành, tăng cường kiểm soát nội bộ và nâng cao chất lượng quản lý hàng tồn kho tổng thể.
Kiểm kê hàng tồn kho là “bảng đánh giá” hoạt động vận hành cửa hàng
Kiểm kê hàng tồn kho không chỉ đơn thuần là một hoạt động đếm hàng. Hoạt động này hỗ trợ nhiều khía cạnh quan trọng trong quản lý bán lẻ, bao gồm xác định lợi nhuận khi khóa sổ kế toán, cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho, quản lý thất thoát hàng tồn kho, phòng ngừa gian lận và kiểm soát tồn kho tối ưu.
Thông qua kiểm kê hàng tồn kho thực tế một cách chính xác, doanh nghiệp bán lẻ có được dữ liệu hàng tồn kho đáng tin cậy để sử dụng trong quản lý hàng tồn kho hằng ngày, đưa ra quyết định bổ sung hàng chính xác hơn, cải thiện vận hành cửa hàng và tăng cường quản lý lợi nhuận.
Bên cạnh đó, dữ liệu hàng tồn kho chính xác còn là nền tảng cho các sáng kiến quản lý hàng tồn kho số hóa và hệ thống đặt hàng tự động. Nếu không có dữ liệu hàng tồn kho đáng tin cậy, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc đạt được những lợi ích kỳ vọng từ tự động hóa và ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Theo nghĩa này, kiểm kê hàng tồn kho có thể được xem như một “bảng đánh giá” phản ánh hiệu quả quản lý hàng tồn kho và tính kỷ luật trong vận hành của cửa hàng. Kiểm kê định kỳ giúp doanh nghiệp bán lẻ nhận diện điểm yếu, theo dõi các cải thiện và duy trì tiêu chuẩn vận hành theo thời gian.
Đối với các doanh nghiệp bán lẻ tại Việt Nam trong môi trường cạnh tranh ngày càng cao, việc nâng cao độ chính xác của kiểm kê hàng tồn kho có thể góp phần cải thiện dịch vụ khách hàng, vận hành hiệu quả hơn, tăng cường kiểm soát hàng tồn kho và nâng cao kết quả kinh doanh.
Dành cho doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong kiểm kê hàng tồn kho
Nhiều doanh nghiệp vẫn đang tự thực hiện kiểm kê hàng tồn kho nội bộ nhưng gặp phải các thách thức như khối lượng công việc lớn, chất lượng kiểm kê không đồng nhất, thiếu nhân sự và ảnh hưởng đến hoạt động vận hành cửa hàng thông thường. Phiếu kiểm kê hàng tồn kho và quy trình tiêu chuẩn hóa có thể giúp cải thiện tính nhất quán. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp mong muốn nâng cao độ chính xác và hiệu quả, việc hợp tác với một đối tác chuyên về kiểm kê hàng tồn kho có thể mang lại giá trị thiết thực.
AJIS hỗ trợ các doanh nghiệp bán lẻ với vai trò là đơn vị cung cấp dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho chuyên nghiệp, bao quát toàn bộ quy trình từ kiểm đếm thực tế đến bàn giao dữ liệu và lập báo cáo. Dựa trên kinh nghiệm sâu rộng và chuyên môn vận hành chuyên biệt, AJIS giúp doanh nghiệp bán lẻ cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho, tăng cường kiểm soát hàng tồn kho và hỗ trợ vận hành cửa hàng hiệu quả hơn.
Để biết thêm thông tin về dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho của chúng tôi, vui lòng tham khảo trang dưới đây.
Read previous article: Column 1 Vì sao doanh nghiệp bán lẻ cần kiểm kê?
Biên tập: AJIS Group
AJIS Group là tập đoàn doanh nghiệp toàn cầu do AJIS Co., Ltd. dẫn dắt, một công ty đã và đang là nhà cung cấp hàng đầu về dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho và dịch vụ hỗ trợ bán lẻ tại Nhật Bản. Tập đoàn hiện hoạt động tại Hoa Kỳ, Trung Quốc, Hồng Kông, Đài Loan, Hàn Quốc, Singapore, Malaysia, Thái Lan, Việt Nam và Philippines.
Với thành tích hợp tác cùng hơn 3.000 doanh nghiệp và hỗ trợ tổng cộng hơn một triệu cửa hàng mỗi năm, AJIS Group góp phần giải quyết nhiều thách thức mà ngành bán lẻ và phân phối đang đối mặt. Các dịch vụ của tập đoàn bao gồm kiểm kê hàng tồn kho, hỗ trợ vận hành cửa hàng, cải thiện khu vực bán hàng và hỗ trợ hoạt động khuyến mãi.
Thông qua việc cung cấp các dịch vụ thực tiễn, phù hợp với đặc điểm thị trường của từng quốc gia và khu vực, AJIS Group góp phần nâng cao hiệu quả vận hành cửa hàng và gia tăng giá trị của khu vực bán hàng.
