～Tìm hiểu những điểm dễ sai sót trong kiểm kê hàng tồn kho có thể ảnh hưởng đến việc tính toán lợi nhuận gộp, phân tích thất thoát hàng tồn kho và quản lý sản phẩm ở cấp độ SKU đối với các doanh nghiệp bán lẻ tại Việt Nam.～
Những điểm dễ sai sót trong kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm kê hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong hoạt động bán lẻ. Các mục đích chính của hoạt động này bao gồm hỗ trợ khóa sổ kế toán và xác định lợi nhuận, cải thiện công tác quản lý hàng tồn kho, cũng như giúp doanh nghiệp xác định và kiểm soát thất thoát hàng tồn kho. Tuy nhiên, ngay cả khi quy trình kiểm kê hàng tồn kho thực tế được thực hiện chính xác, kết quả kiểm kê vẫn có thể chưa hoàn toàn đáng tin cậy nếu dữ liệu hàng tồn kho nền tảng và hoạt động vận hành cửa hàng hằng ngày không được quản lý đúng cách.
Đối với các doanh nghiệp bán lẻ tại Việt Nam, nơi các mô hình bán lẻ hiện đại như cửa hàng tiện lợi, siêu thị, cửa hàng chuyên doanh và trung tâm thương mại tiếp tục phát triển, việc kiểm kê hàng tồn kho chính xác ngày càng trở nên quan trọng. Những biến động nhu cầu do dịp Tết, hoạt động du lịch, các ngày lễ, chiến dịch theo mùa, mùa tựu trường, chương trình khuyến mãi cuối năm và các sự kiện mua sắm lớn có thể tạo thêm áp lực cho công tác quản lý hàng tồn kho. Vì vậy, kiểm kê hàng tồn kho không nên được xem đơn thuần là hoạt động đếm hàng, mà là một quy trình quản lý hỗ trợ độ chính xác của hàng tồn kho, báo cáo tài chính và ra quyết định vận hành.
１．Những điểm dễ sai sót trong khóa sổ kế toán và xác định lợi nhuận
Sau khi hoàn tất kiểm kê hàng tồn kho, doanh nghiệp đôi khi có thể phát hiện những biến động bất thường trong tỷ suất lợi nhuận gộp tổng thể. Trong những trường hợp như vậy, phản ứng đầu tiên thường là nghi ngờ kết quả kiểm kê. Tuy nhiên, chênh lệch không phải lúc nào cũng bắt nguồn từ chính việc kiểm đếm hàng tồn kho thực tế.
Khi áp dụng phương pháp giá bán lẻ, việc xác định lợi nhuận không chỉ cần số liệu hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Doanh nghiệp bán lẻ cũng cần duy trì hồ sơ chính xác về chi phí mua hàng, số lượng mua, giao dịch bán hàng và hàng trả lại trong suốt kỳ kế toán. Các số liệu quan trọng thường bao gồm giá trị hàng tồn kho đầu kỳ theo giá vốn, tổng chi phí mua hàng trong kỳ, tổng doanh thu bán hàng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo giá bán lẻ.
Ngay cả khi kết quả kiểm kê đầu kỳ và cuối kỳ là chính xác, các bất thường vẫn có thể phát sinh nếu dữ liệu mua hàng hoặc bán hàng có sai sót. Một ví dụ phổ biến là lỗi cut-off quanh ngày kiểm kê. Chẳng hạn, sản phẩm có thể đã được giao đến thực tế trước khi kiểm kê diễn ra, trong khi chứng từ giao hàng hoặc việc đăng ký trên hệ thống lại được xử lý sau ngày kiểm kê. Trong trường hợp này, dữ liệu mua hàng có thể thấp hơn số lượng thực tế đã nhận, khiến tỷ suất lợi nhuận gộp được tính toán có vẻ cao hơn mức thực tế.
Để giảm thiểu những rủi ro này, doanh nghiệp bán lẻ nên cân nhắc thiết lập các biện pháp kiểm soát vận hành rõ ràng trong giai đoạn kiểm kê. Việc giao hàng, trả hàng và luân chuyển hàng tồn kho có thể cần được hạn chế hoặc theo dõi chặt chẽ trước và sau thời điểm kiểm kê. Những sản phẩm cần bổ sung hằng ngày có thể là ngoại lệ, nhưng cần xây dựng quy trình rõ ràng và truyền đạt đến tất cả nhân sự liên quan. Đồng thời, việc luân chuyển hàng tồn kho giữa các cửa hàng, kho hàng và bộ phận cũng cần được ghi nhận chính xác và kịp thời.
２．Những điểm dễ sai sót trong quản lý sản phẩm và thất thoát hàng tồn kho
Từ góc độ quản lý hàng tồn kho, hàng hóa cần được kiểm soát không chỉ theo nhóm sản phẩm mà còn ở cấp độ SKU. Mặc dù thất thoát hàng tồn kho, hay còn gọi là shrinkage, phát sinh từ các yếu tố khác ngoài hoạt động bán hàng hoặc các khoản xuất giảm đã được ghi nhận, thường được thảo luận dưới góc độ giá trị tiền tệ, về bản chất, vấn đề này bắt đầu từ chênh lệch về số lượng.
Xét trên cơ sở số lượng, hàng tồn kho có thể được thể hiện như sau:
Số lượng hàng tồn kho đầu kỳ + Số lượng mua vào − Số lượng trả lại − Số lượng bán ra − Số lượng thất thoát = Số lượng hàng tồn kho thực tế cuối kỳ
Do đó:
Số lượng thất thoát hàng tồn kho = Số lượng hàng tồn kho cuối kỳ dự kiến − Số lượng hàng tồn kho cuối kỳ thực tế
Tương tự như trong báo cáo tài chính, lỗi cut-off cũng có thể gây ra vấn đề trong quản lý hàng tồn kho và phân tích thất thoát hàng tồn kho. Chênh lệch về số lượng mua có thể phát sinh do lỗi giao hàng từ nhà cung cấp, sai sót khi nhận hàng hoặc nhập dữ liệu không chính xác. Các giao dịch trả hàng cũng có thể tạo ra chênh lệch nếu sản phẩm đã được trả lại trên thực tế nhưng không được ghi nhận đúng cách trong hệ thống của doanh nghiệp.
Dữ liệu bán hàng cũng có thể là một thách thức khác ở cấp độ SKU. Nhóm sản phẩm và SKU không nhất thiết là một. Ví dụ, sản phẩm thực phẩm có thể có nhiều biến thể hương vị, trong khi sản phẩm may mặc và giày dép có thể được phân biệt theo kích cỡ, màu sắc hoặc kiểu dáng.
Mặc dù các biến thể này có thể có cùng giá bán và giá mua, sai sót ở cấp độ SKU vẫn có thể ảnh hưởng đáng kể đến quản lý hàng tồn kho. Một lỗi trong đăng ký nhận hàng hoặc bán hàng liên quan đến một SKU có thể ít ảnh hưởng đến tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng lại có thể gây thiếu hụt một số mặt hàng cụ thể và dư thừa những mặt hàng khác. Những vấn đề này có thể làm giảm mức độ hài lòng của khách hàng và ảnh hưởng tiêu cực đến cơ hội bán hàng.
Doanh nghiệp bán lẻ cũng cần đặc biệt chú ý đến việc ghi nhận giảm giá, tăng giá và xử lý hàng hủy. Nếu các khoản giảm giá không được ghi nhận chính xác, những chênh lệch phát sinh có thể bị diễn giải là thất thoát hàng tồn kho không rõ nguyên nhân. Ngược lại, việc tăng giá có thể khiến thất thoát hàng tồn kho có vẻ thấp hơn thực tế, thậm chí có thể tạo ra tình trạng hàng tồn kho thừa so với sổ sách, tức lượng hàng thực tế cao hơn số lượng được ghi nhận trong hệ thống. Việc xử lý hàng hủy không đúng cách cũng có thể góp phần tạo ra hàng tồn kho thừa so với sổ sách và làm giảm độ tin cậy của dữ liệu hàng tồn kho.
Những thách thức này đặc biệt liên quan đến siêu thị và các môi trường bán lẻ khác, nơi giá cả thường xuyên thay đổi do các chiến dịch khuyến mãi, sự kiện theo mùa, hoạt động bán hàng liên quan đến dịp Tết và các ưu đãi đặc biệt. Trong những tình huống như vậy, việc chỉ dựa vào kiểm soát thủ công có thể gặp nhiều khó khăn, khiến kiểm soát hàng tồn kho dựa trên hệ thống và việc xác minh định kỳ ngày càng trở nên quan trọng.
Suy cho cùng, nhiều vấn đề trong kiểm kê hàng tồn kho đã phát sinh từ rất lâu trước khi việc kiểm đếm thực tế bắt đầu. Ngay cả một quy trình kiểm kê hàng tồn kho thực tế chính xác nhất cũng không thể bù đắp hoàn toàn cho những điểm yếu trong quản lý hàng tồn kho hằng ngày, xử lý giao dịch và chất lượng dữ liệu. Việc bảo đảm độ chính xác trong toàn bộ quy trình quản lý hàng tồn kho là điều thiết yếu để đạt được kết quả kiểm kê có ý nghĩa.
Để biết thêm thông tin về dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho của chúng tôi, vui lòng tham khảo trang dưới đây.
Read previous article: Column 1 Vì sao doanh nghiệp bán lẻ cần kiểm kê?
Read previous article: Column 2 Kiểm kê hàng tồn kho giúp cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho
Biên tập: AJIS Group
AJIS Group là tập đoàn doanh nghiệp toàn cầu do AJIS Co., Ltd. dẫn dắt, một công ty đã và đang là nhà cung cấp hàng đầu về dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho và dịch vụ hỗ trợ bán lẻ tại Nhật Bản. Tập đoàn hiện hoạt động tại Hoa Kỳ, Trung Quốc, Hồng Kông, Đài Loan, Hàn Quốc, Singapore, Malaysia, Thái Lan, Việt Nam và Philippines.
Với thành tích hợp tác cùng hơn 3.000 doanh nghiệp và hỗ trợ tổng cộng hơn một triệu cửa hàng mỗi năm, AJIS Group góp phần giải quyết nhiều thách thức mà ngành bán lẻ và phân phối đang đối mặt. Các dịch vụ của tập đoàn bao gồm kiểm kê hàng tồn kho, hỗ trợ vận hành cửa hàng, cải thiện khu vực bán hàng và hỗ trợ hoạt động khuyến mãi.
Thông qua việc cung cấp các dịch vụ thực tiễn, phù hợp với đặc điểm thị trường của từng quốc gia và khu vực, AJIS Group góp phần nâng cao hiệu quả vận hành cửa hàng và gia tăng giá trị của khu vực bán hàng.
