5 nguyên nhân khiến tồn kho sai lệch – dù nhân viên đã kiểm đếm rất kỹ
Nhiều doanh nghiệp khi thấy tồn kho sai lệch thường đặt câu hỏi:
“Chắc nhân viên kiểm không kỹ.”
Nhưng thực tế, phần lớn sai lệch tồn kho không đến từ việc đếm sai.
Chúng đến từ những lỗ hổng trong quy trình vận hành hằng ngày.
Dưới đây là 5 nguyên nhân phổ biến nhất mà AJIS ghi nhận được qua quá trình kiểm kê tại nhiều chuỗi bán lẻ.
1. Sai lệch từ khâu nhập liệu
Một đơn hàng nhập kho được ghi nhận trễ.
Một phiếu xuất kho chưa được cập nhật kịp thời.
Hệ thống vẫn hiển thị đúng số liệu — nhưng là số liệu của “hôm qua”, không phải “hôm nay”.
2. Hàng hóa chưa được ghi nhận giao dịch
- Hàng đổi trả chưa nhập lại hệ thống.
- Hàng khuyến mãi tặng kèm chưa trừ kho.
- Hàng chuyển kho nội bộ chưa xác nhận hai đầu.
Mỗi giao dịch bị bỏ sót là một điểm sai lệch cộng dồn.
3. Hàng hư hỏng, thất thoát không được ghi nhận
Sản phẩm hư hỏng, hết hạn hoặc thất lạc trên kệ nhưng chưa được lập biên bản xử lý.
Trên hệ thống, sản phẩm đó “vẫn còn”. Trên thực tế, nó đã không còn giá trị bán ra.
4. Trưng bày sai vị trí hoặc sai khu vực
Một sản phẩm bị để nhầm quầy, nhầm kho, hoặc nhầm khu vực kiểm kê.
Kết quả: không phải là mất hàng, mà là “tìm không thấy hàng” — nhưng hậu quả với báo cáo tồn kho thì như nhau.
5. Quy trình kiểm kê không thống nhất giữa các cửa hàng
- Mỗi cửa hàng áp dụng một cách phân loại hàng không đếm khác nhau.
- Mỗi ca kiểm áp dụng tiêu chí xác nhận khác nhau.
- Không có checklist chuẩn trước ngày kiểm kê.
Khi quy trình không đồng nhất, kết quả kiểm kê giữa các cửa hàng sẽ không thể so sánh một cách chính xác.
Điểm chung của 5 nguyên nhân này
Không nằm ở “người kiểm đếm sai”.
Mà nằm ở “hệ thống và quy trình chưa đủ chặt để dữ liệu phản ánh đúng thực tế”.
Kết luận
Tồn kho sai lệch không phải là một sự cố ngẫu nhiên.
Đó là kết quả của nhiều điểm nhỏ trong vận hành cộng dồn lại theo thời gian.
Muốn cải thiện độ chính xác tồn kho một cách bền vững, doanh nghiệp cần:
- Chuẩn hóa quy trình ghi nhận giao dịch.
- Thống nhất checklist kiểm kê giữa các cửa hàng.
- Xử lý và ghi nhận hàng hư hỏng kịp thời.
- Xác định rõ nguyên nhân gốc thay vì chỉ xử lý con số chênh lệch.
Trong phần tiếp theo của series, AJIS sẽ chia sẻ cách đo lường và theo dõi độ chính xác tồn kho bằng những chỉ số đơn giản nhưng hiệu quả.
