～Tìm hiểu thách thức kiểm kê tồn kho của doanh nghiệp bán lẻ Việt Nam: nhân sự, mất cơ hội bán hàng, rà soát kết quả và hỗ trợ chuyên nghiệp.～
Những thách thức trong kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm kê hàng tồn kho đòi hỏi doanh nghiệp bán lẻ phải xác nhận sản phẩm đang ở đâu, đó là mặt hàng gì và có bao nhiêu đơn vị thực tế. Để bảo đảm dữ liệu hàng tồn kho đáng tin cậy, quy trình này cần được thực hiện chính xác và không bỏ sót. Vì vậy, một hoạt động kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả phụ thuộc vào nhân lực đầy đủ, quy trình rõ ràng, giám sát hiệu quả và việc thực hiện nhất quán.
Đối với các doanh nghiệp bán lẻ tại Việt Nam, nơi các mô hình bán lẻ hiện đại như cửa hàng tiện lợi, siêu thị, cửa hàng chuyên doanh và trung tâm thương mại tiếp tục mở rộng, việc duy trì độ chính xác cao của hàng tồn kho ngày càng trở nên quan trọng. Kiểm kê hàng tồn kho chính xác không chỉ hỗ trợ báo cáo tài chính mà còn cải thiện quản lý hàng tồn kho, vận hành cửa hàng và quá trình ra quyết định trong toàn doanh nghiệp.
1. Bố trí nhân sự kiểm kê và duy trì độ chính xác
Một trong những thách thức lớn nhất trong kiểm kê hàng tồn kho là bảo đảm đủ nhân lực, đồng thời vẫn duy trì độ chính xác trong quá trình kiểm đếm.
Về lý tưởng, nhân viên cửa hàng có thể tự thực hiện kiểm kê hàng tồn kho thực tế. Tuy nhiên, trên thực tế, điều này thường khó thực hiện do trách nhiệm vận hành hằng ngày, nguồn nhân sự hạn chế và áp lực về thời gian. Vì vậy, doanh nghiệp bán lẻ có thể cần tìm kiếm sự hỗ trợ từ các cửa hàng khác, đội ngũ trụ sở chính, nhân sự thời vụ, đối tác kinh doanh hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ bên ngoài.
Chi phí đương nhiên là một yếu tố quan trọng cần cân nhắc. Tuy nhiên, kiểm kê hàng tồn kho không chỉ đơn giản là bố trí thêm người để đếm sản phẩm. Công việc kiểm đếm hàng tồn kho đòi hỏi đào tạo, quy trình vận hành rõ ràng, sự cẩn trọng trong từng chi tiết, tinh thần trách nhiệm và chất lượng công việc nhất quán. Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của hàng tồn kho và độ tin cậy của kết quả kiểm kê.
Nhân sự thời vụ hoặc nhân sự hỗ trợ bên ngoài có thể chưa quen với quy trình kiểm kê hàng tồn kho hoặc hoạt động vận hành của cửa hàng. Ngay cả khi đã có hướng dẫn chi tiết, mức độ kinh nghiệm và tiêu chuẩn chất lượng vẫn có thể khác nhau. Nhân sự được điều động từ trụ sở chính hoặc các cửa hàng khác có thể hiểu rõ hơn về quy trình của doanh nghiệp, nhưng không phải lúc nào cũng quen thuộc với môi trường cụ thể của từng cửa hàng.
Đối với các doanh nghiệp mong muốn đạt mức độ nhất quán và hiệu quả cao hơn, việc thuê ngoài cho một đơn vị cung cấp dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho chuyên nghiệp có thể là một lựa chọn hiệu quả. Các chuyên viên kiểm kê đã được đào tạo được kỳ vọng có thể kiểm đếm khối lượng hàng tồn kho lớn một cách chính xác và hiệu quả trong khoảng thời gian giới hạn. Năng suất và độ chính xác trong kiểm đếm của họ cũng có thể được đo lường thông qua các quy trình kiểm soát chất lượng đã được thiết lập, chẳng hạn như kiểm tra lấy mẫu và xác minh.
Đồng thời, thuê ngoài cũng phát sinh thêm chi phí. Khi đưa ra quyết định, doanh nghiệp bán lẻ nên đánh giá không chỉ chi phí trực tiếp mà còn cả những lợi ích tiềm năng như cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho, giảm gánh nặng vận hành và nâng cao năng suất tổng thể.
2. Mất cơ hội bán hàng
Một thách thức phổ biến khác là nguy cơ mất cơ hội bán hàng trong thời gian kiểm kê hàng tồn kho.
Trong nhiều trường hợp, kiểm kê hàng tồn kho thực tế được thực hiện khi không có khách hàng, thường là trước giờ mở cửa, sau khi đóng cửa hoặc trong thời gian tạm thời đóng cửa hàng. Cách làm này giúp giảm thiểu ảnh hưởng đến vận hành, nhưng có thể làm giảm thời gian bán hàng và ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.
Đối với các doanh nghiệp bán lẻ tại Việt Nam, nơi nhu cầu có thể biến động đáng kể trong dịp Tết, các sự kiện mua sắm lớn, ngày lễ, mùa du lịch và chương trình khuyến mãi cuối năm, ngay cả việc gián đoạn kinh doanh trong thời gian ngắn cũng có thể ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
Nhiều doanh nghiệp bán lẻ hoạt động bảy ngày trong tuần và có thể không có ngày đóng cửa cố định. Vì vậy, việc đóng cửa hàng để kiểm kê không chỉ gây ra tổn thất doanh thu tức thời mà còn có khả năng khiến khách hàng chuyển sang mua sắm tại cửa hàng cạnh tranh.
Để giảm thiểu những rủi ro này, doanh nghiệp bán lẻ thường cân nhắc các phương án thay thế như mở cửa muộn hơn thường lệ, đóng cửa sớm hơn, thực hiện kiểm kê sau giờ kinh doanh hoặc trong một số trường hợp giới hạn, tiến hành kiểm kê khi cửa hàng vẫn đang mở cửa.
Về lý tưởng, kiểm kê hàng tồn kho nên được hoàn tất với mức ảnh hưởng tối thiểu đến khách hàng và hoạt động kinh doanh thông thường. Tuy nhiên, việc thực hiện kiểm kê vào ban đêm hoặc ngoài giờ hoạt động thường lệ có thể tạo áp lực lớn cho nhân viên cửa hàng. Trong những tình huống như vậy, sự hỗ trợ từ đơn vị kiểm kê hàng tồn kho chuyên nghiệp có thể giúp doanh nghiệp bán lẻ hoàn tất quy trình hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu gián đoạn vận hành.
Khi đánh giá chi phí kiểm kê hàng tồn kho, doanh nghiệp nên xem xét cả chi phí trực tiếp của hoạt động kiểm kê và chi phí tiềm ẩn do mất cơ hội bán hàng.
3. Rà soát kịp thời kết quả kiểm kê
Hoàn tất việc kiểm đếm chỉ là một phần của quy trình kiểm kê hàng tồn kho. Kết quả kiểm kê cũng cần được rà soát, xác minh và phân tích kịp thời.
Nếu phát hiện số liệu bất thường hoặc chênh lệch đáng kể, doanh nghiệp bán lẻ nên tiến hành điều tra khi thông tin liên quan vẫn còn dễ dàng truy xuất. Việc rà soát kịp thời giúp doanh nghiệp xác định nguyên nhân của thất thoát hàng tồn kho, sai sót vận hành hoặc điểm yếu trong quy trình trước khi các vấn đề này trở nên nghiêm trọng hơn.
Để hỗ trợ khóa sổ kế toán, doanh nghiệp cần dữ liệu hàng tồn kho đầu kỳ, thông tin mua hàng, hồ sơ bán hàng và số liệu hàng tồn kho cuối kỳ chính xác. Do đó, việc chậm trễ trong rà soát kết quả kiểm kê có thể ảnh hưởng đến việc tính toán lợi nhuận và lịch trình báo cáo tài chính.
Tuy nhiên, phân tích sau kiểm kê có thể là một thách thức. Doanh nghiệp có thể không có đủ nhân sự để rà soát dữ liệu một cách toàn diện, hoặc chưa có quy trình rõ ràng về những số liệu cần kiểm tra và cách điều tra các chênh lệch.
Vì lý do này, doanh nghiệp bán lẻ nên chuẩn bị quy trình rà soát trước khi hoạt động kiểm kê diễn ra. Quy trình này bao gồm việc xác định thời điểm rà soát kết quả, người chịu trách nhiệm, cách xác minh chênh lệch và các nguồn lực cần thiết.
Bằng cách chuẩn bị trước các quy trình này, doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả hơn cho quản lý hàng tồn kho, cải thiện vận hành và báo cáo tài chính.
Dành cho doanh nghiệp đang gặp thách thức trong kiểm kê hàng tồn kho
Nhiều doanh nghiệp bán lẻ vẫn tiếp tục thực hiện kiểm kê hàng tồn kho nội bộ, nhưng gặp phải các thách thức như thiếu nhân sự, chất lượng kiểm đếm không đồng nhất, gián đoạn vận hành và quy trình rà soát kéo dài.
Tuy nhiên, kiểm kê hàng tồn kho không chỉ đơn thuần là đếm sản phẩm. Đây là một quy trình kinh doanh nền tảng hỗ trợ khóa sổ kế toán, xác định lợi nhuận, độ chính xác của hàng tồn kho, nhận diện thất thoát hàng tồn kho và hàng tồn kho thừa so với sổ sách, phòng ngừa gian lận, cải thiện vận hành, cũng như vận hành hiệu quả các hệ thống quản lý hàng tồn kho số hóa và hệ thống đặt hàng tự động.
Để thực hiện kiểm kê hàng tồn kho một cách chính xác và hiệu quả, doanh nghiệp bán lẻ cần quản lý dữ liệu đáng tin cậy, chuẩn bị kỹ lưỡng, bố trí nhân sự phù hợp và có quy trình rà soát sau kiểm kê hiệu quả.
AJIS hỗ trợ các doanh nghiệp bán lẻ với vai trò là đơn vị cung cấp dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho chuyên nghiệp, bao quát toàn bộ quy trình từ kiểm đếm hàng tồn kho thực tế đến bàn giao dữ liệu và lập báo cáo. Dựa trên kinh nghiệm vận hành sâu rộng và chuyên môn chuyên biệt, AJIS giúp doanh nghiệp bán lẻ cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho, tăng cường quản lý hàng tồn kho và hỗ trợ vận hành cửa hàng hiệu quả hơn.
Để biết thêm thông tin về dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho của chúng tôi, vui lòng tham khảo trang dưới đây.
Read previous article: Column 1 Vì sao doanh nghiệp bán lẻ cần kiểm kê?
Read previous article: Column 2 Kiểm kê hàng tồn kho giúp cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho
Read previous article: Column 3 Những điểm dễ sai sót trong kiểm kê hàng tồn kho
Biên tập: AJIS Group
AJIS Group là tập đoàn doanh nghiệp toàn cầu do AJIS Co., Ltd. dẫn dắt, một công ty đã và đang là nhà cung cấp hàng đầu về dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho và dịch vụ hỗ trợ bán lẻ tại Nhật Bản. Tập đoàn hiện hoạt động tại Hoa Kỳ, Trung Quốc, Hồng Kông, Đài Loan, Hàn Quốc, Singapore, Malaysia, Thái Lan, Việt Nam và Philippines.
Với thành tích hợp tác cùng hơn 3.000 doanh nghiệp và hỗ trợ tổng cộng hơn một triệu cửa hàng mỗi năm, AJIS Group góp phần giải quyết nhiều thách thức mà ngành bán lẻ và phân phối đang đối mặt. Các dịch vụ của tập đoàn bao gồm kiểm kê hàng tồn kho, hỗ trợ vận hành cửa hàng, cải thiện khu vực bán hàng và hỗ trợ hoạt động khuyến mãi.
Thông qua việc cung cấp các dịch vụ thực tiễn, phù hợp với đặc điểm thị trường của từng quốc gia và khu vực, AJIS Group góp phần nâng cao hiệu quả vận hành cửa hàng và gia tăng giá trị của khu vực bán hàng.