～Tìm hiểu vì sao kiểm kê hàng tồn kho là hoạt động thiết yếu đối với các doanh nghiệp bán lẻ tại Việt Nam, từ việc nắm bắt tình trạng hàng tồn kho, khóa sổ kế toán, đến tính toán lợi nhuận chính xác và định giá hàng tồn kho minh bạch.～
Vì sao cần kiểm kê hàng tồn kho?
Việc nắm bắt chính xác tình trạng hàng tồn kho là yếu tố thiết yếu để vận hành bán lẻ hiệu quả.
Trong ngành bán lẻ, kiểm kê hàng tồn kho là một trong những hoạt động quan trọng nhất nhằm duy trì công tác quản lý cửa hàng hiệu quả. Nhìn chung, kiểm kê hàng tồn kho có thể được chia thành hai loại: hàng tồn kho theo sổ sách, tức lượng hàng được ghi nhận trong hệ thống kế toán hoặc hệ thống quản lý hàng tồn kho; và kiểm kê hàng tồn kho thực tế, tức việc đếm số lượng sản phẩm thực tế tại cửa hàng, kho phụ hoặc kho hàng.
Lượng hàng tồn kho được ghi nhận trên sổ sách không phải lúc nào cũng trùng khớp với lượng hàng thực tế tại hiện trường. Chênh lệch có thể phát sinh do sai sót trong vận hành, độ trễ trong xử lý dữ liệu, hàng hóa hư hỏng, mất cắp hoặc các nguyên nhân khác. Để xác định và điều chỉnh những chênh lệch này, doanh nghiệp bán lẻ cần thực hiện kiểm kê hàng tồn kho thực tế một cách định kỳ.
Tuy nhiên, kiểm kê hàng tồn kho không chỉ đơn thuần là đếm sản phẩm một cách chính xác. Đây còn là quy trình cung cấp dữ liệu đáng tin cậy phục vụ cho các quyết định kinh doanh. Tính khách quan và tính trung thực cũng có vai trò rất quan trọng, bởi số liệu hàng tồn kho không nên bị ảnh hưởng bởi gian lận, thiên lệch hoặc sự điều chỉnh nội bộ thiếu minh bạch. Đây là một trong những lý do nhiều doanh nghiệp bán lẻ sử dụng dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho của bên thứ ba. Một đơn vị dịch vụ độc lập có thể thực hiện việc xác minh hàng tồn kho từ góc nhìn trung lập, qua đó góp phần nâng cao độ tin cậy của dữ liệu hàng tồn kho.
Khi ngành bán lẻ Việt Nam tiếp tục phát triển, với các mô hình bán lẻ hiện đại như cửa hàng tiện lợi, siêu thị, cửa hàng chuyên doanh và trung tâm thương mại ngày càng phổ biến, độ chính xác của hàng tồn kho trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Biến động nhu cầu liên quan đến dịp Tết, các ngày lễ, chiến dịch theo mùa, mùa tựu trường, chương trình khuyến mãi cuối năm, hoạt động du lịch và các sự kiện mua sắm lớn có thể tạo thêm nhiều thách thức trong quản lý hàng tồn kho. Trong bối cảnh đó, việc kiểm kê hàng tồn kho định kỳ và đáng tin cậy đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ tăng trưởng kinh doanh bền vững.
Mục đích của kiểm kê hàng tồn kho ①: Khóa sổ kế toán và xác định lợi nhuận
Một trong những mục đích chính của kiểm kê hàng tồn kho là xác định giá trị hàng tồn kho cần thiết cho việc khóa sổ kế toán. Nếu không biết doanh nghiệp thực sự còn bao nhiêu hàng tồn kho vào cuối kỳ kế toán, việc tính toán lợi nhuận một cách chính xác sẽ trở nên khó khăn.
Doanh nghiệp bán lẻ mua hàng hóa và tạo doanh thu thông qua hoạt động bán hàng. Tuy nhiên, không phải tất cả sản phẩm được mua trong một kỳ kế toán đều được bán hết trong cùng kỳ đó. Bằng cách xác nhận lượng hàng còn lại và xác định chính xác giá trị của hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể tính toán giá vốn hàng bán và lợi nhuận gộp với độ chính xác cao hơn.
Việc tính toán lợi nhuận chính xác là nền tảng cho kê khai thuế, phân tích quản trị, lập ngân sách và hoạch định kinh doanh trong tương lai. Vì lý do này, kiểm kê hàng tồn kho tại thời điểm khóa sổ kế toán được xem là một quy trình kinh doanh cơ bản trong hoạt động bán lẻ trên toàn thế giới, bao gồm cả Việt Nam.
Kiểm kê hàng tồn kho cũng góp phần nâng cao tính minh bạch trong định giá hàng tồn kho. Nhiều phương pháp định giá khác nhau thường được sử dụng, bao gồm phương pháp giá bán lẻ, phương pháp đích danh, phương pháp bình quân gia quyền và phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO). Do các phương pháp khác nhau có thể dẫn đến kết quả tài chính khác nhau, doanh nghiệp nên áp dụng phương pháp định giá hàng tồn kho một cách nhất quán và tránh thay đổi phương pháp nếu chưa có sự cân nhắc kỹ lưỡng.
Khi hàng tồn kho được đánh giá theo các quy tắc nhất quán và được hỗ trợ bởi dữ liệu kiểm kê đáng tin cậy, doanh nghiệp có thể nâng cao độ tin cậy của thông tin tài chính và củng cố niềm tin vào các quyết định quản trị.
Ngoài ra, dữ liệu hàng tồn kho chính xác còn là nền tảng cho các sáng kiến quản lý hàng tồn kho số hóa và hệ thống đặt hàng tự động. Khi dữ liệu hàng tồn kho không chính xác, các quyết định bổ sung hàng có thể trở nên thiếu tin cậy, dẫn đến nguy cơ thiếu hàng hoặc tồn kho dư thừa. Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ giúp bảo đảm rằng các hệ thống vận hành được hỗ trợ bởi dữ liệu đáng tin cậy.
Để biết thêm thông tin về dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho của chúng tôi, vui lòng tham khảo trang dưới đây.
Biên tập: AJIS Group
AJIS Group là tập đoàn doanh nghiệp toàn cầu do AJIS Co., Ltd. dẫn dắt, một công ty đã và đang là nhà cung cấp hàng đầu về dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho và dịch vụ hỗ trợ bán lẻ tại Nhật Bản. Tập đoàn hiện hoạt động tại Hoa Kỳ, Trung Quốc, Hồng Kông, Đài Loan, Hàn Quốc, Singapore, Malaysia, Thái Lan, Việt Nam và Philippines.
Với thành tích hợp tác cùng hơn 3.000 doanh nghiệp và hỗ trợ tổng cộng hơn một triệu cửa hàng mỗi năm, AJIS Group góp phần giải quyết nhiều thách thức mà ngành bán lẻ và phân phối đang đối mặt. Các dịch vụ của tập đoàn bao gồm kiểm kê hàng tồn kho, hỗ trợ vận hành cửa hàng, cải thiện khu vực bán hàng và hỗ trợ hoạt động khuyến mãi.
Thông qua việc cung cấp các dịch vụ thực tiễn, phù hợp với đặc điểm thị trường của từng quốc gia và khu vực, AJIS Group góp phần nâng cao hiệu quả vận hành cửa hàng và gia tăng giá trị của khu vực bán hàng.
